各二级学院：

根据学生档案管理规定，新生入学后各二级学院应将考生档案、广东技术师范大学研究生登记表、研究生录取登记表及入（党）团材料等，按学院、班级、学号顺序排好后于2022年11月5日前移交到档案馆学生档案室，请各二级学院按以下时间和要求进行新生档案移交：

一、整理要求

研究生档案一律由负责档案工作的老师亲自拆封，拆封时请将档案材料整理齐整后用剪刀在档案袋正面上方的右上角剪一个小三角口，然后用裁纸刀从档案袋上方裁开（不能裁到档案材料），再将广东技术师范大学研究生登记表、研究生录取登记表、入（党）团材料等装入学生档案袋中（团员证、毕业证、兵役证等原件不归入档案袋），最后将学号姓名粘贴条贴在档案封面正面的左下角，按学生档案Q群中的档案移交清单所列项目明细以班级为单位打印新生档案移交清单，由辅导员亲自将整理好的档案移交到学生档案室，同时移交清单纸质版和电子版。

二、移交时间

11月1日：财经学院、电信学院、光电工程学院、机电学院、管理学院、

11月2日：计算机科学学院、美术学院、数学与系统科学学院、外国语学院、文学与传播学院、网络空间安全学院

11月3日：职业教育教师学院、民族学院、马克思主义学院、自动化学院、教育科学与技术学院、音乐学院

三、温馨提示

1.档案移交过程需辅导员亲自将档案移交到学生档案室办理清点交接手续，如有特殊情况无法按期移交新生档案的二级学院，请提前通知档案馆学生档案室，将另外安排移交时间。

2.凡是学生报到上交档案时私自拆封的，请通知学生回本科院校密封后再移交。如果外省学生无法回去密封，请附拆封说明，二级学院加具意见一起移交学生档案室。

3.请不要将学生团员证、毕业证、兵役证等原件放入档案袋，另外不要复印录取通知书、身份证复印件归入档案。

4.移交时请核查《广东技术师范大学研究生登记表》信息是否填写规范、完整，是否已经盖二级学院公章。

5.档案移交清单请严格按目录内容录入，凡是目录没有的请在其它资料录入，学生上交的档案材料请不要随意抽走。

6.请将折叠的入团志愿书打开后归入档案，装入团志愿书的信封上如果有介绍信，将介绍信剪下和入团志愿书一起放进档案，团籍信封不用归档。

7.打印移交清单纸质版请按正常比例打印，否则字体太小看不清楚无法清点档案材料。

8.核查档案材料请认真仔细，凡是名字与档案材料名字不一致的，请及时让学生跟本科学校联系处理。


档案馆学生档案室地址：东校区综合馆西侧505        

联系电话：020-38265480


附件：研究生档案移交清单



    档案馆

                                                     2022年9月27日