各单位：

为保证学校各年度形成的档案材料及时归档，确保档案材料齐全、完整、安全。根据《广东技术师范大学档案管理办法》（广师大[2019]359号）以及《广东技术师范大学各类档案工作规范》（广师大[2019]361号）有关规定，现就做好2022年度档案材料归档前的收集归档、整理分类、立卷移交工作通知如下：

一、文书档案：各部门兼职档案员请将本部门收集、整理的2022年产生的具有长期保存及使用价值的文件材料（含：移交目录、档案实体、电子文件）于2023年3月31日前一并移交学校档案馆综合档案室。移交的档案材料要求剔除重份，核对是否为最终稿，是否有领导签字或部门印章等。各部门要将有长期保存及使用价值的文件材料整理归档、分类立卷并将文件目录录入学校档案管理系统建立的档案类目中，同时上传电子文档。

二、学籍档案：各类毕业生（含硕士研究生、全日制本专科生、成教生、留学生）在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）后，由各二级学院、教学点兼职档案员或教务员将相应的“学籍登记表”、“学生历年学习成绩表”整理好后，按照要求将档案移交目录与档案实体一并向学校相应职能主管部门（如研究生处、教务处、继续教育学院、国际教育学院）兼职档案员移交、验收，再由上述职能部门兼职档案员统一汇总后向学校档案馆综合档案室移交。

三、基建档案：基建项目档案材料以专题性、成套性为原则，在工程竣工后，由基建部门立卷，在项目完成通过鉴定验收后3个月内将档案目录向学校档案馆综合档案室移交，并在两年内将档案实体向学校档案馆综合档案室移交。

四、科研档案：科研档案材料以专题性、成套性为原则，由科研部门立卷，研究课题材料在鉴定验收后2个月内向学校档案馆综合档案室移交。

五、实物档案：在每项活动中产生的省级以上的实物档案如奖状、奖杯、奖旗等，在活动结束后3个月内向学校档案馆综合档案室移交。

六、声像档案：各单位形成的具有保存价值的照片（包括底片、刻录光盘）、影片、唱片、录音带、录像等为载体，并辅以文字说明的声像档案材料，于每年3月31号之前一并移交学校档案馆综合档案室。已完成2022届毕业生合影工作的有关单位，请将照片档案材料于2023年3月31日前移交学校档案馆综合档案室（含纸质版和电子版，并注明毕业生的院系、届别、专业名称及姓名等基本信息）。

七、干部档案：有关干部个人档案材料，由相关单位、部门按干部档案管理规定，及时移交学校档案馆干部档案室。

八、学生档案：有关学生个人档案材料，由相关单位、部门按学生档案管理规定，及时移交学校档案馆学生档案室。

以上各类档案在移交前，请各单位兼职档案员按文件字号或生成时间顺序预立卷，并按照类别将归档文件目录录入学校档案管理系统中所创建的档案类目文件夹中，同时上传电子文档。档案实体移交前在档案管理系统中打印一式两份案卷移交目录，经部门盖章并由经手人签名后连同材料实体和电子文档备份件一并移交档案馆相关科室。

请各单位分管档案工作的负责人认真指导、督促本单位兼职档案员做好2022年度档案材料的归档工作，学校档案馆将根据工作的需要，给予协助和指导。

 

综合档案室：东校区行政楼503（电话 ：38256603）

干部档案室：东校区行政楼504（电话：38256050）

学生档案室：东校区综合馆西侧五楼 （电话：38265480）

 

 

                                      学校档案馆

                       2023年3月7日